D-Ravensburg I Die lisci GmbH optimiert für ihre Kunden deren Lern- und Wissensmanagement. Dabei setzt das auf die Life-Science-Branche spezialisierte Unternehmen auf einen abgestimmten Mix aus digitaler Lernumgebung und -inhalten. Zuletzt hat es sich der Optimierung des Onboarding-Prozesses der Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG gewidmet. Der internationale Spezialist in der Herstellung aseptisch vorgefüllter Injektionssysteme erlebt ein enormes Unternehmenswachstum, das sich insbesondere in einem deutlichen Zuwachs neuer Fachkräfte niederschlägt. Nicola Schlup, Managing Director bei lisci, und Anke Herrig, Leiterin der Personalentwicklung bei Vetter, berichten, mit welchen Mitteln dem Vetter-Onboarding-Prozess mehr Effizienz verliehen wird.
Frau Herrig, wie sah die Ausgangslage zu dem Zeitpunkt aus, als man seitens Vetter beschloss, sich Unterstützung durch lisci ins Haus zu holen?
Unser Geschäft entwickelt sich hervorragend. Das damit einhergehende Wachstum ist allerdings auch mit vielen Herausforderungen verbunden. So fordert unter anderem das ohnehin schon ressourcenbindende Onboarding von neuen Mitarbeitenden weitere Kapazitäten. Denn speziell in den ersten Monaten bei Vetter müssen neue Fachkräfte viel neues Wissen aufnehmen und unsere Strukturen und Prozesse kennenlernen. Wir hatten und haben zwar ein Patenschaftsprogramm, doch die eingesetzten Personen weiter zu belasten oder noch mehr Betreuer:innen zu involvieren war keine zu priorisierende Lösung. Wir mussten also eine Möglichkeit finden, den Onboarding-Prozess auf anderem Weg zu skalieren.
Also entschieden Sie sich für eine digitale Lernumgebung?
Jein. Bei Vetter existieren bereits mehrere digitale Systeme, die das Lernen der Mitarbeitenden adressieren und begleiten. Folglich gibt es jedoch auch unterschiedliche Zugänge und Orte mit Lerninhalten, was die Orientierung für die Mitarbeitenden letztlich zu einer Herausforderung macht. Daher waren wir auf der Suche nach einer alternativen bzw. vielmehr ergänzenden Lösung.
Und welche Lösung bzw. Hilfestellung haben Sie sich von lisci versprochen?
In erster Linie natürlich eine Reduzierung der Onboarding-Dauer durch gesteigerte Effizienz. Insbesondere relevantes Wissen für neue Mitarbeitende zur sozialen und organisationalen Integration sollte leichter zugänglich angeboten werden können. Dies sollte im besten Fall auch zur Entlastung unserer Patenschaftsteilnehmenden bei der Umsetzung unserer Onboarding-Journey beitragen.
Herr Schlup, wie sah diese Lösung schließlich konkret aus, die Sie für Vetter entworfen haben?
Bei lisci bieten wir eine Plattform an, die mit universellen Schnittstellen arbeitet. So ist es uns möglich, alle bislang eingesetzten Lern- und Wissenssysteme an einem Punkt zusammenlaufen lassen und die unterschiedlich verorteten Inhalte über einen einzigen Touchpoint anbieten zu können.
In Ergänzung mit einer mobilen Erreichbarkeit der Plattform können wir zudem den Ausbau eines Blended-Learning-Konzepts für alle Mitarbeitenden unterstützen.
Dieses haben wir durch ein Angebot ergänzender digitaler Lerninhalte zusätzlich ausgebaut, wodurch Vetter mehr Wissen auf digitalem Weg vermitteln kann. In Folge kann kostbare Präsenzzeit genutzt werden, um neue Mitarbeitende mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen oder die soziale Integration zu fördern.
Wie genau erreichen Sie so die Reduzierung der Onboarding-Dauer?
Dadurch, dass alles zentral über einen Zugang auffindbar ist, sparen wir den Onboardees viel Zeit, die früher für aufwendige Suchen draufging. Des Weiteren können nun auch die Fachkräfte, die in den Herstellungsabteilungen von Vetter eingearbeitet werden, flexibler lernen, da sie unsere Plattform beispielsweise über ein Tablet erreichen. So lässt sich das Lernen harmonischer mit der produktiven Arbeitszeit vereinen, da auch in kleinen Zeitfenstern und unabhängig vom eigentlichen Arbeitsplatz gelernt werden kann.
An welcher Stelle kam dabei Ihre Life-Science-Expertise zum Tragen?
Das waren insbesondere zwei Punkte: Zunächst war das Wissen um die schwere Erreichbarkeit der Produktionsbeschäftigten unser Motivator, die Plattform von vornherein dahingehend auszurichten, dass auch diese Fachkräfte bequem erreicht und erfolgreich in das Lernprogramm eingebunden werden können.
Darüber hinaus war es bei der Produktion neuer Lerninhalte von Vorteil, dass unser Content-Team entsprechende Branchenkenntnisse mitbrachte und es hierdurch sehr zielführend das stellenweise recht schwer verdauliche Wissen in geeignete Formate gießen konnte. Auch unsere vorgefertigten GMP-Inhalte waren von großem Nutzen. Diese sind so aufbereitet, dass sie – entsprechend des Micro-Learning-Prinzips – die umfangreichen GMP-Vorgaben in leicht verständlichen, überschaubaren Einheiten vermitteln. Das ermöglicht es Vetter künftig, selbst Branchenneulinge behutsam an diese komplexen Richtlinien heranzuführen.
Und welche generellen Tipps würden Sie als Experte Unternehmen mitgeben, die vor ähnlichen Herausforderungen wie Vetter stehen?
Wenn von Onboarding die Rede ist, sollte man mehr als nur die erste Woche oder den ersten Monat unter die Lupe nehmen. Wenn Sie etwas verbessern wollen, schauen Sie sich die Informationsbereitstellung in den ersten zwölf Monaten von Unternehmensneulingen an – und vergessen Sie dabei das Preboarding nicht. Setzen Sie bei der Einarbeitung nach Möglichkeit, wie Vetter, auf Blended Learning, um Lernen flexibler zu machen und kostbare Zeit durch eine Reduzierung von Präsenzunterricht zu sparen. Dafür ist es natürlich unabdingbar, dass Informationen und Lerninhalte schnell auffindbar sind. Achten Sie also darauf, dass Ihre Lernenden jederzeit wissen, wo sie was finden. Und das, was sie dann finden, sollte verständlich sein. Sind Informationen zu sperrig, können sie nicht flüssig gelernt und müssen schlimmstenfalls unverhältnismäßig oft nachgeschlagen werden. Und bei aller Liebe zu Digitalität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Onboardees neues Wissen zeitnah praktisch anwenden können, um es nachhaltig zu verinnerlichen.
Frau Herrig, wenn wir nochmal zurück zu Vetter kommen: Welchen Möglichkeiten sehen Sie nun mit der kürzlich gestarteten Einführung der Optimierungsmaßnahmen entgegen?
Neben der besseren Erreichbarkeit unserer Lerninhalte, der präziseren Wissensvermittlung auf digitalem Weg und dem damit einhergehenden Ausbau unseres Blended-Learning-Konzepts wird es für uns ein großer Vorteil sein, dass wir unser Lernangebot durch die kompakten Lerninhalte noch adaptiver gestalten und den Lernenden Inhalte gemäß ihrem Kenntnisstand anbieten können. So wird kostbare Lernzeit künftig nur noch für das aufgewendet, was wirklich gelernt werden muss. Und auch unsere Lernenden profitieren davon, denn wir können aktiv einer Unter- oder Überforderung bei der Wissensvermittlung entgegenwirken.
Wir freuen uns also sehr auf die neuen Prozesse und Möglichkeiten.
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